Długa wyjazd osoby chorej wymaga uwzględnienia warunków, które przy zwyczajnym przemieszczaniu się często nie mają większego znaczenia. W przypadku pacjenta ważne może być już samo ułożenie ciała, temperatura wewnątrz pojazdu, dostęp do leków czy możliwość skorzystania z toalety. Dlatego transport medyczny międzynarodowy planuje się z uwzględnieniem konkretnej sytuacji zdrowotnej, a nie wyłącznie długości trasy.
Pacjent, który dobrze znosi krótkie przejazdy, może całkiem inaczej reagować na wielogodzinną eskapada. W praktyce znaczenie ma także to, czy stan zdrowia pozostaje stabilny, czy jakiś czas temu pojawiały się zmiany wymagające dodatkowej konsultacji. Przed wyjazdem warto więc zebrać obowiązujące informacje o leczeniu i ograniczeniach pacjenta, ponieważ dane sprzed kilku tygodni nie za każdym razem odzwierciedlają jego obecny stan.
Osobną kwestią jest wybór odpowiedniego sposobu przewozu. Nie każda osoba wymagająca pomocy medycznej musi być przewożona w identyczny sposób. Dla jednego pacjenta wystarczające może być miejsce siedzące i pomoc przy przemieszczaniu, w trakcie gdy inny potrzebuje pozycji leżącej oraz wyposażenia pozwalającego na prowadzenie obserwacji w czasie drogi. Znaczenie ma także sposobność samodzielnego przyjmowania pokarmów i płynów, zmiany pozycji oraz korzystania z leków. Przy ograniczonej sprawności ruchowej należy uwzględnić nie tylko samą jazdę, lecz też moment wejścia do pojazdu i opuszczenia go po przyjeździe. Czasami właśnie te krótkie etapy okazują się bardziej wymagające niż kilka godzin spędzonych na trasie. Jeżeli już pacjent korzysta ze sprzętu pomocniczego, trzeba uprzednio sprawdzić, czy można go należycie przewieźć i wykorzystać po dotarciu do miejsca docelowego.
Przy podróży zagranicznej dochodzą kwestie związane z przekraczaniem granic oraz przemieszczaniem się przez terytorium różnych państw. Dokumentacja medyczna powinna być przygotowana w sposób umożliwiający szybkie uwarunkowanie najważniejszych informacji dotyczących pacjenta. Przydatne mogą być dane o rozpoznaniu, panującym leczeniu, przyjmowanych lekach, alergiach czy ostatniej hospitalizacji. Szczególnej uwagi wymagają leki oraz materiały medyczne zabierane w większej ilości, ponieważ sposób ich przewożenia może zależeć od przepisów obowiązujących w poszczególnych państwach. Warto też rozdzielić rzeczy potrzebne w trakcie podróży od tych, które będą wykorzystywane dopiero po dotarciu na miejsce. Ma to praktyczne znaczenie, gdy podczas przejazdu należy szybko znaleźć konkretny lek, dokument albo detal wyposażenia. Przy dłuższej trasie nie należy zakładać, że wszystkie czynności uda się utworzyć z dużą uwagą według pierwotnego harmonogramu.
Na organizację przewozu wpływają również warunki, których nie można całkowicie przewidzieć. Opóźnienie może wynikać z korków, zamknięcia drogi, warunków pogodowych lub konieczności stworzenia dodatkowego postoju. W sytuacji zdrowej osoby znaczy to zwykle wyłącznie późniejsze dotarcie do celu, jednak dla pacjenta może mieć znaczenie ze względu na godziny przyjmowania leków, posiłków czy zaplanowanego przyjęcia do placówki. Z tego powodu przy podejmowaniu trasy warto brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie przewidywany czas przejazdu, ale także możliwe zmiany po drodze. Ważne jest również wcześniejsze uwarunkowanie miejsca przekazania pacjenta a także tego, kto będzie odpowiadał za dalsze czynności po zakończeniu transportu. W przypadku osoby o ograniczonej mobilności przeżycie z pojazdu do budynku może wymagać dodatkowej pomocy, a brak wcześniejszych ustaleń może powodować niepotrzebne komplikacje organizacyjne. Transport medyczny międzynarodowy obejmuje więc też te elementy podróży, które zaczynają się jeszcze przed wyjazdem i kończą dopiero po przekazaniu pacjenta na miejscu.
Zobacz także: transport medyczny międzynarodowy.
