Planowanie pracy przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia wielu zależności, które nie za każdym razem są widoczne na pierwszy rzut oka. Opóźniona dostawa może wpłynąć na realizację zamówienia, a błędnie przypisany koszt przemienić wynik finansowy danego okresu. Gdy liczba operacji rośnie, ręczne przekazywanie informacji między działami staje się trudniejsze do kontrolowania.
W takich ustaleniach znaczenie zyskuje sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, między innymi w dystrybucji, finansach, zarządzaniu zasobami i obsłudze procesów administracyjnych. Przy ocenie takiego narzędzia warto zwrócić uwagę nie tylko na listę funkcji, niemniej jednak też na codzienne zadania, które mają być wykonywane za jego pomocą. Inne potrzeby będzie miała firma realizująca dużą liczbę niedużych zamówień, a inne przedsiębiorstwo prowadzące produkcję na bazie indywidualnych zleceń. Różnice dotyczą zarówno sposobu rejestrowania operacji, jak i zakresu informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
Istotnym elementem organizacji danych jest ich powiązanie z konkretnymi procesami. Comarch ERP obejmuje systemy przeznaczone do zarządzania różnymi obszarami przedsiębiorstwa, przy czym dostępne funkcje zależą od wybranego rozwiązania oraz jego konfiguracji. W praktyce istotne jest ustalenie, w którym momencie powstaje dokument, kto odpowiada za jego sprawdzenie i jakie kolejne czynności są od niego zależne. Przykładem może być obsługa reklamacji. Sam zapis zgłoszenia nie wystarcza, o ile trzeba jeszcze sprawdzić historię dystrybucji, dostępność części, sposób rozliczenia a także status podmiany towaru. Podobne zależności występują przy planowaniu zakupów i kontroli należności. System może porządkować obieg tych informacji, ale nie zastępuje zasad określających, kto podejmuje decyzje i na jakiej podstawie. Powinno się również uwzględnić ograniczenia wynikające z integracji z zewnętrznymi narzędziami. Jeżeli dane są przekazywane między różnymi aplikacjami, powinno się określić częstotliwość ich aktualizacji, zakres przesyłanych pól oraz sposób postępowania w razie błędu.
Przygotowanie nowego środowiska informatycznego wymaga przeanalizowania dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Wdrożenia Comarch mogą obejmować konfigurację modułów, przenoszenie danych, ustalanie uprawnień oraz sprawdzanie przebiegu wybranych operacji. Jednym z częstszych problemów jest rozbieżność między formalnym opisem procesu a sposobem, w jaki w rzeczywistości wykonują go pracownicy. Np dokument może być zatwierdzany w kilku miejscach, mimo że obowiązująca procedura przewiduje jedynie jeden stopień akceptacji. Przed odwzorowaniem takiego procesu w systemie powinno się ustalić, czy dodatkowe czynności są uzasadnione, czy wynikają z wcześniejszych ograniczeń. Ważne jest także przygotowanie danych do migracji. Nieaktualne kartoteki, różnorodne nazwy tych samych produktów i brak jednolitych oznaczeń mogą utrudnić szukanie informacji a także tworzenie zestawień. Przeniesienie wszystkich zapisów bez wcześniejszej sprawdzeniu nie za każdym razem jest właściwym rozwiązaniem. Zakres migracji powinien uwzględniać potrzeby operacyjne, wymagania dotyczące dokumentacji i sposobów techniczne. Po konfiguracji powinno się przeprowadzić testy na rzeczywistych przykładach, w tym na sytuacjach niebanalnych, które mogą ujawnić kłopoty niewidoczne w trakcie sprawdzania standardowych operacji.
Zmiany w sposobie pracy wymagają też ustalenia zasad kontroli i obsługi błędów. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, jak poprawić nieprawidłowy zapis, gdzie sprawdzić status dokumentu i do kogo zgłosić problem, którego nie mogą rozwiązać własną pracą. W przeciwnym razie część informacji może być zapisywana oprócz systemem, na przykład w arkuszach lub wiadomościach, co z zdarza się, że prowadzi do powstawania kilku wersji tych samych danych. Znaczenie ma także kontrola uprawnień, w szczególności gdy system obsługuje dane finansowe, kadrowe albo handlowe. Dostęp powinien odpowiadać zakresowi zadań, a zmiany wprowadzane przez użytkowników muszą podlegać przyjętym zasadom ewidencji. Osobnym zagadnieniem jest utrzymanie systemu po zakończeniu prac wdrożeniowych. Aktualizacje, zmiany organizacyjne i nowe wymagania dotyczące raportowania mogą powodować konieczność modyfikacji ustawień albo sposobu obsługi procesów. Przydatnym punktem odniesienia są regularnie analizowane wskaźniki, takie jak liczba błędnych dokumentów, czas realizacji zamówień czy częstotliwość ręcznego poprawiania danych. Pozwalają one sprawdzić, które elementy wymagają następnej analizy, bez zakładania z góry, że samo wdrożenie rozwiąże wszystkie trudności organizacyjne.
Polecam: program comarch erp optima łódź.
