Faktura on-line to taka, która jest wystawiona w schemacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest również do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail lub pobrać z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury on-line. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym formacie danych xml, niemniej jednak też pdf lub word. Powinno się zaznaczyć, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez sklepy internetowe, niemniej jednak zdarza się również, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, jedynie doceniają wystawianie faktur on-line. Właściciele firm, którzy wystawiają niewiele faktur w miesiącu, mogą korzystać z bezpłatnych kodów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Każdy taki program pozwala wystawianie faktur z podatkiem VAt lub bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W sytuacji wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie powinno się płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który zdarza się, że kosztuje mniej niż 30 złotych. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, przykładowo. ręcznie albo przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Nawet o ile będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w schemacie PDF, który jest niezwykle popularny do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie wyłącznie dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Podobnie wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna znacząca jest wyłącznie w formacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Zobacz także: fakturowanie online.
